St. Charles Wellness Center LLC
Notice of Privacy Practices Aviso sobre Prácticas de Privacidad
How we protect and use your health information Cómo protegemos y utilizamos su información de salud
This notice describes how medical information about you may be used and disclosed, and how you can gain access to this information. Please review it carefully.
Protected health information (PHI) about you is maintained as a written and/or electronic record of your contacts or visits for healthcare services with our practice. Specifically, PHI is information about you, including demographic information (i.e., name, address, phone, etc.), that may identify you and relates to your past, present, or future physical or mental health condition and related healthcare services.
Our practice is required to follow specific rules on maintaining the confidentiality of your PHI, using your information, and disclosing or sharing this information with other healthcare professionals involved in your care and treatment. This notice describes your rights to access and control your PHI. It also describes how we follow applicable rules and use and disclose your PHI to provide your treatment, obtain payment for services you receive, manage our healthcare operations, and for other purposes that are permitted or required by law.
Your Rights Under the Privacy Rule
Following is a statement of your rights, under the Privacy Rule, in reference to your PHI. Please feel free to discuss any questions with our staff.
Receive a Copy of This Notice
You have the right to receive, and we are required to provide you with, a copy of this Notice of Privacy Practices. We are required to follow the terms of this notice. We reserve the right to change the terms of our notice at any time. Upon your request, we will provide you with a revised Notice of Privacy Practices if you call our office and request that a revised copy be sent to you in the mail, or ask for one at the time of your next appointment. The notice will also be posted in a conspicuous location within the practice, and if such is maintained by the practice, on its website.
Authorize Other Use and Disclosure
This means you have the right to authorize any use or disclosure of PHI that is not specified within this notice. For example, we would need your written authorization to use or disclose your PHI for marketing purposes, for most uses or disclosures of psychotherapy notes, or if we intended to sell your PHI. You may revoke an authorization, at any time, in writing, except to the extent that your healthcare provider, or our practice, has taken an action in reliance on the use or disclosure indicated in the authorization.
Request Alternative Confidential Communication
This means you have the right to ask us to contact you about medical matters using an alternative method (i.e., email, telephone), and to a destination (i.e., cell phone number, alternative address, etc.) designated by you. You must inform us in writing, using a form provided by our practice, how you wish to be contacted if other than the address/phone number that we have on file. We will follow all reasonable requests.
Inspect and Copy Your PHI
This means you may inspect, and obtain a copy of, your complete health record. If your health record is maintained electronically, you will also have the right to request a copy in electronic format. We have the right to charge a reasonable fee for paper or electronic copies as established by professional, state, or federal guidelines.
Request a Restriction of Your PHI
This means you may ask us, in writing, not to use or disclose any part of your protected health information for the purposes of treatment, payment, or healthcare operations. If we agree to the requested restriction, we will abide by it, except in emergency circumstances when the information is needed for your treatment. In certain cases, we may deny your request for a restriction. You will have the right to request, in writing, that we restrict communication to your health plan regarding a specific treatment or service that you, or someone on your behalf, has paid for in full, out-of-pocket. We are not permitted to deny this specific type of requested restriction.
Request an Amendment
This means you may request an amendment of your PHI for as long as we maintain this information. In certain cases, we may deny your request.
Request an Accounting of Disclosures
This means that you may request a listing of disclosures that we have made, of your PHI, to entities or persons outside of our office.
Receive a Breach Notification
You have the right to receive written notification if the practice discovers a breach of your unsecured PHI and determines, through a risk assessment, that notification is required.
If you have questions regarding your privacy rights, please feel free to contact our Privacy Manager. Contact information is provided under Privacy Complaints, below.
How We May Use or Disclose Protected Health Information
Following are examples of uses and disclosures of your PHI that we are permitted to make. These examples are not meant to be exhaustive, but to describe possible types of uses and disclosures.
Treatment
We may use and disclose your PHI to provide, coordinate, or manage your healthcare and any related services, including coordination with third parties involved in your care — for example, disclosing PHI as necessary to a pharmacy that fills your prescriptions, or to other healthcare providers involved in your care and treatment.
Special Notices
We may use or disclose your PHI to contact you about appointment reminders, to provide results from exams or tests, and to describe or recommend treatment alternatives. We may also contact you about health-related benefits and services, fund-raising activities, or, with respect to a group health plan, disclose information to the plan sponsor. You have the right to opt out of these special notices, and each notice includes instructions for doing so.
Payment
Your PHI will be used as needed to obtain payment for your healthcare services, including activities your health plan undertakes before approving or paying for recommended care, such as determining eligibility or coverage.
Healthcare Operations
We may use or disclose PHI to support the business activities of our practice, including business planning and development, quality assessment and improvement, medical review, legal services, auditing functions, and patient safety activities.
Health Information Organization
The practice may elect to use a health information organization, or similar organization, to facilitate the electronic exchange of information for treatment, payment, or healthcare operations.
To Others Involved in Your Healthcare
Unless you object, we may disclose to a family member, relative, close friend, or other person you identify, PHI directly related to that person’s involvement in your healthcare. If you are unable to agree or object, we may disclose information we determine, using professional judgment, is in your best interest — including to notify or assist in notifying a family member, personal representative, or other responsible person of your general condition or death. Only the PHI necessary for that purpose will be disclosed.
Other Permitted and Required Uses and Disclosures
We are also permitted to use or disclose your PHI without written authorization for the following purposes:
- As required by law
- Public health activities
- Health oversight activities
- Cases of abuse or neglect
- To comply with Food and Drug Administration requirements
- Research purposes
- Legal proceedings
- Law enforcement purposes
- Coroners
- Funeral directors
- Organ donation
- Criminal activity
- Military activity
- National security
- Worker’s compensation
- When an inmate in a correctional facility
- If requested by the Department of Health and Human Services in order to investigate or determine our compliance with the requirements of the Privacy Rule
Substance Use Disorder Records (42 CFR Part 2)
Records relating to substance use disorder treatment are protected under federal law (42 CFR Part 2). These records may not be used or disclosed without your specific written consent except as expressly permitted by law. Such records cannot be used in civil, criminal, administrative, or legislative proceedings without a valid court order.
Privacy Complaints
You have the right to complain to us, or directly to the Secretary of the Department of Health and Human Services, if you believe your privacy rights have been violated by us. You may file a complaint with us by notifying the Privacy Manager at the address below. We will not retaliate against you for filing a complaint.
El presente aviso describe la forma en que se puede utilizar y divulgar la información médica sobre usted y la forma en que usted puede tener acceso a dicha información. Por favor, léalo con atención.
Nuestra promesa a ustedes, nuestros pacientes: su información es importante y confidencial. Nuestra ética y nuestras normas exigen que su información se mantenga en estricta confidencialidad.
Modificaciones a este Aviso. Podemos modificar los términos de este Aviso en cualquier momento. Si modificamos este Aviso, podemos poner en vigencia los nuevos términos para toda la PHI que mantenemos, incluyendo información creada o recibida antes de la emisión del nuevo aviso. Si modificamos este Aviso, publicaremos el aviso revisado en el área de espera de nuestra oficina.
Introducción: la ley nos exige que mantengamos la privacidad de la información sobre su salud. También se nos exige que le proporcionemos este Aviso sobre nuestras prácticas de privacidad, obligaciones legales y sus derechos concernientes a su información de salud (Protected Health Information – PHI o Información de Salud Protegida). Debemos respetar las prácticas de privacidad que se describen en el presente Aviso (las que pueden ser modificadas periódicamente). Para obtener más información, o copias adicionales de este Aviso, por favor comuníquese con nosotros a través de los medios enumerados al final de este Aviso.
Usos y Divulgaciones Permitidos Sin Su Autorización Escrita
Podemos usar y divulgar la PHI sin su autorización escrita para ciertos fines que se describen a continuación. En lugar de ser exhaustivos, los ejemplos que se proporcionan en cada categoría tienen el propósito de describir los tipos de usos y divulgaciones que son permitidos por ley.
Tratamiento
Podemos usar y divulgar la PHI a fin de proporcionarle su tratamiento. Por ejemplo, podemos revisar y usar su historial de medicamentos para diagnosticar, proporcionar tratamiento y servicios médicos. Además, podemos divulgar la PHI a otros proveedores de atención médica a fin de proporcionarle la atención adecuada y un tratamiento continuo.
Pago
Podemos usar o divulgar la PHI para determinar la cobertura, facturación, gestión de reclamos y el reembolso. Por ejemplo, la factura que enviamos a su seguro de salud puede incluir información sobre una cirugía a la que usted se sometió, para que el asegurador nos pague esa cirugía. También podemos informar a su plan de salud sobre un tratamiento que usted va a recibir para determinar si el plan cubrirá el tratamiento.
Operaciones de Atención a la Salud
Podemos usar y divulgar la PHI con relación a nuestras operaciones de atención a la salud, entre las que se incluyen actividades de mejoramiento de la calidad, programas de capacitación, acreditación, certificación, emisión de licencias o actividades de certificación de proveedores. Por ejemplo, podemos usar la PHI para revisar nuestro tratamiento y servicios y evaluar la actuación de nuestro equipo. También podemos divulgar la PHI a nuestros profesionales de atención a la salud con fines de revisión y aprendizaje.
Exigidos o Permitidos por Ley
Podemos usar o divulgar la PHI cuando la ley nos exige o nos permite hacerlo. Por ejemplo, podemos divulgar la PHI a las autoridades competentes si creemos razonablemente que usted es una posible víctima de abuso, abandono o violencia doméstica, o de otros delitos. Además, podemos divulgar la PHI en la medida en que sea necesario para impedir una amenaza grave a su salud o seguridad, o la salud o seguridad de otros. Otros casos de divulgación permitidos o exigidos por ley:
- Actividades de salud pública
- Actividades de supervisión de salud (incluyendo agencias estatales o federales autorizadas a tener acceso a la PHI)
- Divulgación a funcionarios judiciales y de seguridad del estado en respuesta a una orden judicial u otro proceso legal
- Investigaciones aprobadas por una junta de revisión institucional
- Demandas laborales por indemnización
- Agencias militares o de seguridad nacional
- Médicos forenses, médicos legistas e instituciones correccionales, según lo autoricen las leyes
Recaudación de Fondos
Podemos usar la PHI para comunicarnos con usted a fin de recaudar dinero para nuestras actividades. También podemos divulgar la PHI a una fundación relacionada con nosotros para que esa entidad pueda comunicarse con usted a fin de recaudar dinero para sus actividades. Los materiales sobre recaudación de fondos que se le envíen incluirán una descripción de la manera en que usted puede dejar de recibir comunicaciones posteriores sobre recaudación de fondos.
Usos y Divulgaciones Que Usted Tiene la Oportunidad de Objetar
Familia y Otras Personas Involucradas en Su Cuidado
Podemos usar o divulgar la PHI para notificar a un miembro de su familia, su representante personal u otra persona responsable de su cuidado acerca de su paradero, su estado general o su muerte, o asistir en dicha notificación. Si usted está presente, le daremos la oportunidad de objetar antes de llevar a cabo esos usos o divulgaciones. En caso de que usted se encuentre incapacitado/a, o en situaciones de emergencia, divulgaremos la PHI de manera congruente con la preferencia que usted haya manifestado previamente y que sea de nuestro conocimiento, y en su propio beneficio, según lo determine nuestro criterio profesional. También apelaremos a nuestro criterio profesional y experiencia para realizar inferencias razonables sobre su propio beneficio al permitir a una persona que recoja prescripciones médicas, suministros médicos, radiografías u otras formas similares de PHI.
Esfuerzos de Ayuda Humanitaria en Respuesta a un Desastre
Podemos usar o divulgar la PHI a una entidad pública o privada que esté autorizada por ley o por su estatuto a proporcionar ayuda humanitaria en respuesta a un desastre, con el fin de coordinar la notificación sobre su paradero, estado general o muerte a miembros de su familia.
Usos y Divulgaciones Que Requieren Su Autorización Escrita
Notas de Psicoterapia
Debemos obtener su autorización para utilizar o divulgar de cualquier manera las notas sobre su psicoterapia, salvo cuando el uso o la divulgación de las mismas:
- Lo realice el autor de las notas con fines de tratamiento
- Se realice para nuestros propios programas de capacitación, en los que los estudiantes, aprendices o practicantes de salud aprenden bajo supervisión a practicar o mejorar sus habilidades de consejería
- Sea para instruir nuestra defensa en un procedimiento judicial instituido por usted
- Sea exigido por ley
- Se realice a una agencia de supervisión de salud respecto a la supervisión del autor de las notas
- Se realice a un médico forense o médico legista
- Se realice para evitar o mitigar una amenaza grave e inminente a la salud o la seguridad de una persona o del público en general
Comunicaciones de Mercadeo; Venta de PHI
Debemos obtener su autorización escrita antes de usar la PHI para fines de mercadeo o para su venta, en concordancia con las definiciones y excepciones relacionadas establecidas en la HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act).
Otros Usos y Divulgaciones
Los usos y divulgaciones distintos de los descritos en este Aviso sólo podrán realizarse con su autorización escrita. Por ejemplo, deberá firmar un formulario de autorización antes de que podamos enviar la PHI a su compañía de seguro de vida o a su abogado. Usted puede revocar tal autorización en cualquier momento, proporcionándonos una notificación escrita de esa revocación.
Sus Derechos Individuales
Derecho a Inspeccionar y Copiar
Usted puede solicitar el acceso a sus registros médicos y a los registros de facturación que mantenemos con el propósito de inspeccionar y solicitar copias de esos registros. Todas las solicitudes de acceso deben presentarse por escrito. En circunstancias limitadas, podemos denegar el acceso a sus registros. Podemos cobrarle un arancel que cubra el costo de copiar y enviarle los registros solicitados.
Derecho a Comunicaciones Alternativas
Usted puede solicitar por escrito y en forma razonable recibir la PHI por medios alternativos de comunicación o en lugares alternativos (por ejemplo, correo electrónico), y haremos las adaptaciones necesarias para atender su pedido.
Derecho a Solicitar Restricciones
Usted tiene el derecho de solicitar una restricción a la PHI que usamos o divulgamos para fines de tratamiento, pago u operaciones de atención a la salud. Puede solicitar tal restricción por escrito, dirigida a nuestra Oficina. No estamos obligados a aceptar la restricción que usted solicite, salvo cuando se trate de restringir la divulgación de la PHI a un plan de salud con el fin de efectuar el pago u operaciones de atención a la salud, cuando la divulgación no sea exigida de otra manera por ley y la PHI se relacione exclusivamente con un ítem o servicio de atención a la salud que ha sido totalmente pagado por usted u otra persona o entidad en su nombre.
Derecho a la Nómina de Divulgaciones
Mediante solicitud escrita, puede obtener la nómina de las divulgaciones de la PHI realizadas por nosotros en los últimos seis años, con sujeción a ciertas restricciones y limitaciones.
Derecho a Solicitar Modificación
Usted tiene el derecho de solicitar que modifiquemos su PHI. Debe presentar la solicitud por escrito, explicando por qué debe ser modificada esa información. Podemos denegar su solicitud en ciertas circunstancias.
Derecho a Obtener Aviso
Usted tiene el derecho de obtener una copia impresa de este Aviso presentando la solicitud a nuestra oficina en cualquier momento.
Derecho a Recibir Notificación de una Infracción
Estamos obligados a notificarlo/a si detectamos una falla en su PHI no segura, de acuerdo con los requisitos establecidos por la ley federal.
Registros de Trastorno Por Uso de Sustancias (42 CFR Parte 2)
Los registros relacionados con el tratamiento de trastornos por uso de sustancias están protegidos por la ley federal (42 CFR Parte 2). Estos registros no pueden ser utilizados ni divulgados sin su consentimiento específico por escrito, excepto cuando la ley lo permita expresamente. Dichos registros no pueden utilizarse en procedimientos civiles, penales, administrativos o legislativos sin una orden judicial válida.
Preguntas o Reclamos
Si desea obtener información adicional sobre sus derechos de privacidad, o está preocupado/a de que hayamos violado sus derechos de privacidad, puede comunicarse con la línea de Privacidad de nuestra Oficina de Cumplimiento. También puede presentar un reclamo escrito al Director, Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los EE.UU. No tomaremos represalias contra usted en caso de que presente un reclamo ante el Director o nuestra oficina. Si usted cree que se han violado sus derechos de privacidad, puede presentar un reclamo ante nuestra oficina, en la dirección que figura en la sección de Contacto, a continuación.
Contact & Complaints — Privacy Manager Contacto y Reclamos — Gerente de Privacidad
Homestead, FL 33030
You may also file a complaint with the Secretary of the U.S. Department of Health and Human Services. We will not retaliate against you for filing a complaint. También puede presentar un reclamo ante el Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los EE.UU. No tomaremos represalias contra usted en caso de que presente un reclamo.
Website Information Collection & Cookies
In addition to the health information collected for patient care described above, we may collect the following information through our website, stcharleswellnesscenter.com:
What We Collect
- Personal information: name, email, phone, and other details submitted via contact or appointment forms.
- Technical information: IP address, browser type, pages visited, and usage patterns.
- Cookies: small files used for analytics, functionality, and performance. No health information is collected via cookies.
Security & Updates
We implement appropriate technical and administrative safeguards to protect personal and health information from unauthorized access, use, or disclosure. We do not sell or share personal information for marketing purposes. This section may be updated periodically; the revised version will be posted here with a new effective date.